A Tecnologia da Informação tem papel essencial dentro das empresas. Ela é responsável por transformar o dia a dia das organizações, facilitando as atividades e tornando o ambiente de trabalho mais produtivo. Tudo isso além de possibilitar novas formas de fazer negócios. No entanto, muitas empresas têm dificuldades em obter esses benefícios gerados pela tecnologia. Geralmente, isso se deve a uma gestão de TI pouco eficiente ou até mesmo inexistente.
Por este motivo, preparamos este artigo para lhe mostrar a importância da gestão de TI para a operação e o crescimento das empresas, independentemente de seu porte ou segmento. Confira!
A Gestão de TI nas empresas
Não é difícil encontrar empresas “reféns” da sua infraestrutura de TI, com sistemas instáveis, equipamentos apresentando defeitos constantes e muitos outros problemas que tornam os processos penosos e as atividades estafantes. Isso normalmente decorre de uma abordagem de TI ultrapassada, na qual a tecnologia é vista apenas como um aspecto técnico, como um meio ou uma ferramenta que tem que ser utilizada para tocar o negócio.
O fato é que esse tipo de aplicação da TI além de ineficiente, não aproveita o potencial que a tecnologia tem. Mais do que ter sistemas e computadores conectados em rede, é fundamental planejar o seu uso em prol do negócio e gerenciar adequadamente esses recursos. A gestão da TI é método pelo qual todos os recursos relacionados a tecnologia, hardware, redes, equipe, softwares e bancos de dados, são gerenciados de acordo com as necessidades e prioridades da organização.
Ela é responsável por inúmeras funções técnicas como suporte, monitoramento de redes e desempenho de sistemas e segurança. A gestão da tecnologia da Informação também apoia a administração, fornecendo dados para gerenciamento de pessoal, organização e controle financeiro.
Seu principal objetivo é gerar valor para a empresa por meio do uso da tecnologia, melhorando os processos internos, propiciando um ambiente computacional estável, buscando e implantando soluções que deixem as tarefas diárias mais simples, rápidas e baratas.
Por isso, ter uma boa gestão de TI é um fator decisivo para o sucesso de qualquer organização moderna. Essa gestão pode ser feita tanto por uma equipe interna quanto por um parceiro de TI, o que tem sido uma solução bastante adotada por pequenas e médias empresas, que não dispõem de muito tempo, capital e expertise para sua implantação.
Planejamento estratégico em TI
Um processo crucial para potencializar a gestão de TI é o seu planejamento estratégico. Trata-se de alinhar a governança de TI com os objetivos do negócio. Assim a TI deixa de apenas apoiar as atividades internas e passa a ser um dos elementos responsáveis pelo crescimento da empresa e torná-la mais competitiva perante o mercado.
Passando brevemente pelas etapas de planejamento estratégico em TI, temos:
- Análise da situação atual da empresa no mercado: definir onde ela está, onde quer chegar e o que em termos de tecnologia será necessário para se alcançar esse objetivo;
- Análise de fatores internos e externos: no âmbito interno, os métodos de trabalho e outros fatores relativos às atividades cotidianas, mapear quais pontos a TI pode contribuir para melhorar. Já no âmbito externo, busca-se detectar possíveis oportunidades e ameaças, como os principais concorrentes, quais movimentos eles estão fazendo e como a TI se encaixa;
- Definir as metas, os prazos e as métricas importantes para o negócio a serem registradas no decorrer da operação e como eles estão conectados com as iniciativas de TI;
- Estipular o orçamento, bem como suas projeções financeiras e suas possibilidades de impacto positivo e negativo.
Já com as operações em andamento, podemos destacar duas atividades importantes da gestão de TI para manter tudo dentro dos índices estipulados no planejamento estratégico:
- Monitoramento constante: que possibilita identificar problemas, suas respectivas fontes e solucioná-los da maneira mais rápida e definitiva;
- Avaliação do desempenho: na qual os dados registrados durante o monitoramento são periodicamente comparados com as métricas estipuladas no planejamento, a fim de se constatar a eficiência dos métodos utilizados.
Esse trabalho estratégico permite ter uma visão mais ampla do uso da tecnologia na organização e seu real valor para o negócio, tanto em custo, como em importância. Ele pode ser considerado para os gestores como uma importante ferramenta de apoio para a tomada de decisão, pois permite identificar as necessidades da empresa, traçar planos de investimento e definir objetivos.
Benefícios de uma gestão de TI eficiente
Listamos abaixo quais são as principais vantagens que uma boa gestão de TI alinhada ao planejamento estratégico pode trazer para uma empresa. Veja:
Maior controle e otimização dos recursos
O monitoramento constante e eficaz, proporciona a área de TI um maior controle sobre a estrutura tecnológica. Com isso, é possível corrigir problemas com mais velocidade e em muitos casos, se antecipar a eles e aplicar soluções preventivas.
Também passa a ser possível saber exatamente o que se tem de software e hardware. Dessa forma, pode-se detectar carência ou subutilização desses recursos e, assim, criar ambientes mais apropriados para as atividades.
Além disso, os gestores passam a ter relatórios mais detalhados sobre a operação de TI, como a quantidade de chamados, os tipos de problemas, tempo de resposta, como foi resolvido e se houve gasto financeiro.
Aumento da produtividade
Com os sistemas operando com mais estabilidade e os problemas cada vez menos frequentes, os funcionários agora podem trabalhar com mais tranquilidade e foco, se dedicando mais as suas respectivas tarefas. Já os profissionais de TI, com a queda do número de chamados, poderão aplicar parte do seu tempo em pesquisa e buscar soluções ainda mais eficientes para os processos da empresa.
A padronização é outra característica que agrega ganho de produtividade nas organizações. Não somente nos procedimentos técnicos, mas também na comunicação, já que os contatos entre os setores se tornam mais rápidos, assertivos e seguros.
Redução de custos
Nas empresas com TI bem gerenciada, é possível perceber uma redução de custos em diversos aspectos da empresa. A partir de uma análise mais detalhada, os recursos tecnológicos são redimensionados de forma a serem mais bem aproveitados e suprir as demandas da organização.
Há também um maior conhecimento sobre o patrimônio e atividade de TI, que permite priorizar melhor os investimentos. E, é claro, os prejuízos evitados com falhas de equipamentos, quedas e indisponibilidade de sistemas.
Maior segurança
A principal prioridade de uma gestão de TI é garantir a segurança dos dados, contra ameaças internas e externas. Afinal, eles são os bens mais valiosos de qualquer empresa. Para isso, são utilizados diversos métodos e ferramentas de controle de acesso, monitoramento, configuração de redes e criptografia. Isso assegura que os dados somente serão acessados por quem tiver a devida autorização.
O Backup é outro recurso utilizado para preservar os dados em segurança. Bom gestores de TI sabem da importância de se ter um backup atualizado constantemente. Costumam utilizar sistemas em nuvem, que têm os recursos necessários para um backup eficiente, poupa gastos com infraestrutura e facilita a restauração em caso de desastres locais como incêndios ou alagamentos.
Impulsionar os negócios
Uma das grandes vantagens do investimento em gestão TI, é a coleta de dados e geração de relatórios sobre o negócio, que seriam impossíveis de se obter sem a utilização dessas ferramentas tecnológicas. Com essas informações valiosas, a administração passa a poder identificar com mais clareza oportunidades de melhorias e de crescimento.
Esse diferencial, acaba sendo também um atrativo, pois organizações que investem de forma inteligente em tecnologia, são bem vistas no mercado. Parceiros e clientes costumam dar preferência para esse tipo de empresa, pois demonstra capacidade de adaptar a mudanças e um potencial de longevidade. Isso acaba se traduzindo em mais e melhores negócios.
Além de suprir as necessidades internas, a gestão de TI também é capaz de identificar novas oportunidades de crescimento. E você? Já tem uma gestão de TI eficiente no seu negócio ou na empresa onde trabalha? Nos conte nos comentários como você utiliza a tecnologia no seu trabalho!
