Muitos empresários perdem o sono só de pensar em realizar a gestão contábil e financeira de suas empresas. Mas ao contrário do que muita gente pensa, cuidar da contabilidade é mais do que a prestação de contas. Um setor contábil saudável pode auxiliar no aumento de produtividade, além de prevenir contra problemas fiscais.
Já o setor financeiro, quando organizado, é capaz de fazer projeções financeiras realistas, maximizar margens de lucro, reduzir custos e auxiliar em tomadas de decisões relacionadas a investimentos.
E para deixar os dois setores alinhados, algumas dicas de gestão são necessárias. Continue a leitura e aprenda a cuidar com excelência de duas áreas muito importantes em uma empresa.
1. Mantenha uma organização rigorosa dos documentos
Documentos são materiais de extrema importância, precisam ser facilmente acessados sempre que for preciso. Isso evita prejuízos por não conseguir provar ao cliente uma condição que estava explicita no contrato que você nem sabe onde foi parar, por exemplo.
O ideal é que tudo fique arquivado de forma digital em algum gerenciador de tarefas. Além de economizar espaço físico e papel, os documentos podem ser acessados com alguns cliques. E isso vale tanto para documentos contábeis quanto para os fiscais.
2. Não seja um líder centralizador
Deixar muitas responsabilidades contábeis ou financeiras sob os cuidados de uma única pessoa pode acarretar em muitos problemas de organização. Centralizar tudo ao seu redor pode ser extremamente prejudicial, além de não transmitir confiança para o restante da equipe.
É interessante dividir as tarefas entre as pessoas de sua confiança para que renovações de contrato, pagamento e declarações de impostos, e problemas jurídicos sejam sempre resolvidos dentro do prazo e da melhor forma possível.
3. Invista em automatização dos processos de gestão contábil
As pessoas erram, faz parte de qualquer ambiente. No entanto, esses problemas podem ser minimizados se algumas tarefas puderem ser realizadas de forma automatizada.
Contar com um software que automatize processos repetitivos pode ajudar a minimizar falhas, além de permitir que os colaboradores desenvolvam tarefas mais estratégicas, deixando o operacional sob a responsabilidade da ferramenta.
4. Realize reuniões periódicas de acompanhamento
Uma das melhores formas de realizar uma gestão eficiente é acompanhar os processos de todos os departamentos.
Reuniões mensais ou trimestrais para entender como andam os projetos, quanto das metas já foi atingido e quais vão ser os próximos passos.
Peça para as equipes elaborarem apresentações claras e objetivas, estipulando um tempo médio para cada uma. Dessa forma, toda a empresa pode saber o que está acontecendo e o gestor pode avaliar se tudo está saindo conforme o planejado.
5. Invista em capacitação profissional
Se por um lado é impossível gerir tudo sozinho, por outro é importante cuidar para que os responsáveis tenham conhecimento necessário para lidar com a situação. Profissionais capacitados se relacionam melhor com os clientes, executam tarefas de forma otimizada e estão sempre preparados para lidar com os problemas do cotidiano.
Além disso, quando a empresa oferece a oportunidade de capacitação profissional, os colaboradores se sentem muito mais motivados. Pense que cursos, palestras e bolsas de estudo são investimentos para a própria organização e não mais uma despesa.
Com as dicas acima, os líderes serão capazes de gerenciar os projetos de cunho financeiro e contábil com muito mais eficiência, sem desperdiçar tempo com retrabalho por falta de organização.
Quais outras técnicas para otimizar a gestão contábil você conhece? Conte para nós nos comentários abaixo.
